20人小公司，如何用“一个AI表格”干掉80%的管理软件？

一、小公司的管理，本质是“别让工具比你更累”

去年我们公司12人，装了6套系统：

钉钉打卡、企微审批、WPS协作、Notion文档、Trello任务、再加上一堆AI工具的独立账号。

结果呢？
财务说报销在企微，运营说素材在Notion，设计说任务在Trello。
开会全靠吼：你发我个链接。

工具越多，协作成本越高。

二、我决定做一场实验：用一张飞书多维表格，替代80%的软件

第一步，砍系统。
所有非核心软件到期不续费。
第二步，搭主表。
飞书多维表格，只建一张，叫“公司运营总表”。
第三步，分视图。

• 招聘视图：简历投递、面试安排、Offer发放
• 入职视图：设备申领、账号开通、导师指派
• 复盘视图：季度目标、关键结果、自评/复评

三、AI工具怎么集成？我开了两列

第一列：工具决策字段
每个场景都标清“首选”和“平替”：

• 文案：首选GPT，平替豆包
• 配图：首选Midjourney，平替即梦
• 视频：首选Pika 3，平替seedance

第二列：调用记录字段
谁、什么时间、用哪个工具、花了多少钱。
月底拉一张透视表，工具成本全公司透明。

这不是抠门，是避免重复造轮子。

四、这张表是“长”出来的

小公司最大的优势是灵活。

去年我们还没有视频业务，今年有了，直接在表里加一列“视频工具”。

上个月我们开始做播客，再加一列“音频剪辑工具”。

表格跟着业务走，不是业务迁就表格。

半年下来，这张表已经从最初的8列，长到47列。

但我们再也没开过“这个文件在哪”这种会。

五、写给还在多系统切换里挣扎的小公司老板

你真的需要CRM、ERP、HRM吗？

还是你只是需要：把客户信息记下来、把任务分下去、把钱算清楚？

很多时候，一张设计良好的表格，比一套昂贵的系统更管用。

因为它足够简单，所以大家愿意用；

因为它足够开放，所以能跟着公司一起长。

工具的选择没有绝对，但AI的浪潮已至。对于小公司而言，选择一个能让自己“更懒”、让系统“更聪明”的工具，可能就是未来几年效率竞争的关键。

cta

在数字化转型的道路上，选择比努力更重要，匹配比强大更持久

想要一起学习AI工具的，来吧朋友们